1. Lovgivning og bransjenormer

Pergus AS har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og

regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar

med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen

stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kraven i

personvernreglene.

Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen.

Det er også utarbeidet en atferdsnorm for behandling av personopplysninger i

regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.

2. Når samler vi inn personopplysninger?

Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med

• utførelse av våre oppdrag, inkludert revisjonstjenester (revisjon av årsregnskap,-forenklet revisorkontroll av regnskaper, andre attestasjonsoppdrag/revisorbekreftelserog avtalte kontrollhandlinger), regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag
• kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven
• kundekontakt og markedsføring
• bruk av våre nettsider www.pergus.no
• ansettelser og ansatte

3 Behandlingsansvarlig og databehandler

Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i

forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne

revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på

due diligence-oppdrag, granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag.

Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å etterleve kravene i personvernreglene som

gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger, herunder at du får ivaretatt dine

rettigheter.

I enkelte tilfeller er vi imidlertid databehandler for vår kunde. Det vil si at vi behandler dine

personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for

regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv. hvor det er vår oppdragsgiver

(behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi

inngå en databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige.) Vi

behandler dine personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.

4. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til

post@pergus.no Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Nedenfor informerer vi om hvordan vi ivaretar de rettighetene som er mest aktuelle for vår

virksomhet. Les mer om dine rettigheter etter personvernreglene på Datatilsynets nettsider.

4.1 Innsyn

Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi

foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne

personvernerklæringen.

Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige

undersøkelser for å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart

grunnløse eller overdrevne anmodninger (personvernforordningen artikkel 12.5).

Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte

taushetsplikt, og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet. Vi er

underlagt lovbestemt taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi

behandler om deg som også gjelder andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger

som gjelder en konflikt mellom deg og din arbeidsgiver. Da må du gå direkte til

arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene.

Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre

oppdrag. Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger. Revisors vurdering

skal også være uavhengig av muligheten til innsyn, jf. også personopplysningsloven § 16

første ledd bokstav e.

4.2 Sletting og retting

Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge

opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha

en berettiget interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis det er nødvendige for å

forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du

innenfor de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å

få rettet personopplysningene.

4.3 Klage

Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder

personvernreglene.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

5 Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til

5.1 Oppdrag etter revisorloven

Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er

vi pålagt gjennom revisorloven og standarder for god revisjonsskikk å skaffe oss forsvarlig

dokumentasjon for våre konklusjoner i revisjonsberetninger og andre uttalelser vi avgir

(revisjonsbevis). Denne oppdragsdokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte

opplysninger. Den vil imidlertid også inneholde enkelte personopplysninger, slik som:

• navn og stillingsbetegnelse mv. på personer som vi har innhentet opplysninger fra i forbindelse med oppdraget
• opplysninger om lønns- og arbeidsforhold til ansatte hos selskapet vi reviderer
• vurderinger av kompetansen og integriteten til personer som har ansvar for regnskapet eller andre forhold som vi skal bekrefte

Det vil også kunne inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser

5.2 Oppdrag etter regnskapsførerloven

Vi utfører også regnskapsføreroppdrag. Da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter

regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens

regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god

regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder

inkluderer personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.

5.3 Oppdrag som ikke er lovregulert

Vi utfører også oppdrag som ikke er regulert på denne måten i revisorloven eller

regnskapsførerloven. Det inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige

myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. I den grad

det er nødvendig å samle inn personopplysninger for å utføre disse oppdragene, skal vi

vurdere om kunden har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall vil vi ikke påta

oss oppdraget. På tilsvarende måte som for revisjonsoppdrag (se ovenfor), vil det være

snakk om personopplysninger som fremgår av dokumentasjon som er nødvendig som

grunnlag for våre uttalelser, rapporter o.l.

5.4 Plikter etter hvitvaskingsloven

Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre kundekontroll av alle våre kunder. I den

forbindelse skal vi bekrefte identiteten til den som handler på vegne av kunden (på

revisjonsoppdrag er det daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer

selskapet/kunden. Vi skal registrere opplysninger om disse personene, inkludert kopi av

legitimasjonsdokumenter som er benyttet for å bekrefte identiteten.

Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og

terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige transaksjoner skal ha

med alt vi er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte

personer. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.

5.5 Kundekontakt og markedsføring

I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontaktopplysninger

om kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse.

Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester
(personvernforordningen artikkel 6.1.f).

5.6 Bruk av våre nettsider www.pergus.no

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at vårt nettsted kan kjenne igjen din

datamaskin eller mobiltelefon.Vi bruker cookies for å f.eks. samle inn besøksstatistikk på

våre nettsider. For å samle informasjon vedrørende trafikk på våre nettsider og hvilke sider

brukeren besøker, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.

5.7 Medarbeidere og jobbsøkere

Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia,

lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå.

Grunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å

oppfylle vår plikt til å rapportere opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV

og Skatteetaten (personvernforordningen artikkel 6.1.c, ev. artikkel 9.2.b, jf.

personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir oppbevart så lenge medarbeideren er

ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at medarbeideren har sluttet.

Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale,

oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket.

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din

søknad. Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått

(personvernforordningen artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt,

oppbevares i inntil ett år.

6 Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring

Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data.

Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i

våre IT-systemer. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres

elektronisk til eller fra oss, skal opplysningene alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering

(dette gjelder såkalte særlige kategorier personopplysninger, fødselsnummer og

personopplysninger om straffbare forhold og lovovertredelser).

Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel.

Vi er underlagt taushetsplikt etter revisorloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i

forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra

taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov.

Etter revisorloven og forskrift til revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en

ordnet og betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter

hvitvaskingsloven skal vi oppbevare opplysninger og dokumenter som er benyttet til

kundekontroll eller undersøkelse av mistenkelige transaksjoner etter hvitvaskingsloven i fem

år etter at kundeforholdet eller transaksjonen er avsluttet. Vi vil slette personopplysninger

innen ett år etter utløpet av oppbevaringstiden. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde

dokumentasjonen som inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget

forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen

artikkel 6.1.f).

I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av

revisorloven, gjør vi det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig.

Personopplysningene slettes normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.

7 Overføring av personopplysninger

7.1 Oppbevaring i EØS

Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØSland.

Det samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter kun

databehandlere som oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land.

For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre

personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-land eller et land

godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard

personvernbestemmelser vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et

konsern eller gruppe av foretak eller til noen som er bundet av Privacy Shield (USA).

7.2 Overføring av personopplysninger som følge av lov

• Finanstilsynet har tilgang til vår dokumentasjon i forbindelse med tilsyn
• Revisorer eller regnskapsførere som utfører kvalitetskontroll hos oss, har tilgang til vår dokumentasjon

• Rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim, se punkt 5.4
• Politiet kan i visse tilfeller gis tilgang til dokumentasjonen vår
• Dersom det gjennomføres bokettersyn hos en kunde, kan vi bli pålagt å overføre informasjon til skattemyndighetene som kan inneholde personopplysninger
• Vi kan ha plikt til å gi informasjon som kan inneholde personopplysninger til gjeldsnemnd, konkursbo eller bobestyrer i forbindelse med gjeldsforhandling eller konkurs
• Hvis vi blir innkalt som vitne i en rettsak, har vi alminnelig vitneplikt

Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

7.3 Vår bruk av databehandlere

Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss.

Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi

har databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger

på vegne av oss.